【担当者必見】Microsoft Teamsウェビナーと各アプリの違いは？開催の手順と上司に怒られないための注意点

Microsoft Teamsは、コラボレーション、コミュニケーション、プロジェクト管理など、幅広い業務ニーズをサポートするツールとして広く利用されています。

Teamsにはビデオ会議・ウェビナー機能・ライブイベント機能という3つの主要な要素があり、それぞれ異なる用途と特徴を持っています。

まず一般的なTeamsにはビデオ会話などが可能な機能とウェビナー機能における会議での使い方の違いが次の通りです。

この記事では、それぞれの用途に応じた使い方をZoomとの比較も含めて解説します。

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Microsoft Teamsのビデオ会議、ウェビナー、ライブイベント機能: 違いと使い方の解説

それぞれの機能は異なる用途や特徴を持ち、ビジネスコミュニケーションをサポートします。

簡単に言うとビデオ会議は「小規模な会議向け」でウェビナーは「大規模な社内外の会議向け」「ライブイベントは研修会や社長あいさつなどのイベント」に向いています。

上記のように違いがあるので人によっては「Teams ウェビナーで会議がやりづらい！」と感じる方がいらっしゃるかもしれませんね。

じゃあMicrosoft Teamsウェビナー vs Zoomはどっちが便利？

Microsoft Teamsウェビナーは、会議の際に利用するのってどうなのでしょうか？

端的に言うと、Microsoftを社内でメインに使っている会社の場合は「Teamsウェビナー」、社外も含む人数が多く、Googleの各種アプリをメインにしている会社の会議には「Zoomミーティング」が良いでしょう。

その理由は下記の表を参考にしてください。

この表を参考にして、Microsoft TeamsとZoomミーティングの選択肢を会社の用途や状況に合わせて検討できます。

Microsoft Teamsは社内コラボレーションに適しており、Googleアプリを主力とする会社にはZoomミーティングが社外向けイベントに向いています。

Microsoft Teams ウェビナーで会議を行う場合の設定方法

Microsoft Teamsウェビナーでの会議設定: 手順ガイド

Microsoft Teamsウェビナーは上記のようなフローで進みます。具体的なTeamsウェビナーの設定手順について解説します。

ステップ 1: ウェビナーのスケジュール

1. Teamsアプリにログイン:
   Microsoft Teamsにログインし、左側のナビゲーションバーで「カレンダー」を選択します。

2. 新しいイベントのスケジュール:
   カレンダー画面で、「新しいイベントのスケジュール」をクリックします。

3. 会議情報入力:
   ウェビナーのタイトル、日付、開始時間、終了時間を入力し、必要に応じてリマインダーを設定します。

4. 参加者を招待:
   ウェビナーに参加するメンバーを招待します。必要に応じて外部の参加者のメールアドレスを追加できます。

5. 詳細設定:
   ウェビナーの詳細設定を行います。これには、共同ホストの設定、アクセス許可の管理などが含まれます。

6. 保存と送信: 設定を確認し、ウェビナーをスケジュールして送信します。

ステップ 2: ウェビナーのカスタマイズ

1. ウェビナーの設定:
   ウェビナーがスケジュールされたら、ウェビナーの設定をカスタマイズします。これには、テーマカラー、ロゴ、背景などが含まれます。

2. プレゼンテーションの準備:
   ウェビナーの内容やプレゼンテーション資料を準備します。ファイル共有や画面共有を利用してプレゼンテーションを行います。

ステップ 3: ウェビナーの実施

1. ウェビナーへの参加:
   ウェビナーが開始されたら、参加者は招待リンクをクリックしてウェビナーに参加します。

2. プレゼンテーションと対話:
   ホストやプレゼンターはプレゼンテーションを行い、参加者と対話します。チャットや質疑応答セッションを有効活用します。

ステップ 4: ウェビナーの終了と分析

1. ウェビナーの終了:
   ウェビナーが終了したら、参加者に感謝のメッセージを送信し、ウェビナーを終了します。

2. データの収集と分析:
   ウェビナーの参加者データやアクティビティを収集し、ウェビナーの成功を評価します。

Microsoft Teamsウェビナーでの資料共有の流れ